Como identificar gargalos na agência antes que virem atraso

Segunda-feira, dez da manhã. O cliente manda mensagem perguntando pelo post que deveria ter saído na sexta. Você abre o quadro e descobre que a peça voltou da revisão três vezes e está parada na fila do designer desde quarta.

O atraso deu sinal antes. A refação repetida, a tarefa sem movimento e o prazo vencido estavam no sistema, cada um num canto. Faltou alguém juntar tudo num lugar só e avisar a tempo de você agir.

Você vai ler neste post

• Como encontrar gargalos na operação da agência antes do atraso

• Como ver os alertas da operação com os Sinais do Neo no NAMTAB

• O que muda na agência com os Sinais do Neo

Como encontrar gargalos na operação da agência antes do atraso

Gargalo de agência deixa rastro em quatro lugares: no prazo, na refação, no projeto parado e no contrato. Uma revisão por semana cobre os quatro, com planilha ou com software. Escolha um dia fixo, de preferência no começo da semana, e um responsável por puxar os números.

Separe os prazos vencidos por responsável

Puxe a lista de tarefas com data passada e agrupe por pessoa. Três atrasos espalhados pela equipe apontam descuido pontual. Três atrasos na mesma pessoa apontam sobrecarga, e a saída é redistribuir a fila dela antes de cobrar velocidade.

Faça o mesmo agrupamento por etapa. Se as tarefas travam sempre na revisão interna, o gargalo está em quem aprova, e o designer está esperando.

Conte as rodadas de refação por peça

Anote quantas vezes cada peça volta do cliente. Peça que volta duas ou três vezes costuma ter briefing vago ou aprovação feita pela pessoa errada do lado do cliente.

Antes de culpar o criativo, releia o briefing e pergunte quem do cliente deu o retorno. Ajuste o modelo de briefing do próximo job com o que faltou neste.

Marque projetos sem movimentação

Defina um limite, por exemplo cinco dias úteis sem atualização, e revise tudo que passou dele. Projeto parado quase sempre espera material do cliente ou uma decisão interna que ninguém assumiu.

Para cada um, escreva o que está faltando e quem vai cobrar. Projeto sem dono continua parado na semana seguinte.

Leia os contratos junto com a entrega

Contrato perto da renovação com entrega atrasada coloca a conta em risco. Cruze a data de cada contrato com o histórico de prazos e refações da conta. Trate primeiro as contas que somam os dois problemas, de preferência com uma conversa sua com o cliente antes da reunião de renovação.

Como ver os alertas da operação com os Sinais do Neo no NAMTAB

O Neo faz esse levantamento por você: acompanha a operação da agência e avisa sobre prazos estourados, refações, projetos parados, contratos e gargalos. Um indicador na cabeça do Neo mostra quantos sinais existem, e um clique nele abre o painel com todos eles.

1. Entre no NAMTAB e localize o Neo no canto inferior direito da tela.

   

   
   

2. Olhe o indicador na cabeça do Neo. O número mostra quantos sinais estão abertos na operação naquele momento. Quando vazio é por que você já visualizou os novos avisos.

   
   

3. Clique no indicador. O NAMTAB abre o painel com todos os sinais.
   

   

   
   

4. Percorra a lista e identifique o tipo de cada sinal: prazo estourado, refação, projeto parado, contrato ou gargalo.
   

   

   
   

5. Escolha o sinal que vai tratar primeiro e vá até o item de origem para agir.

Use o painel na sua revisão semanal. Em vez de montar a lista de prazos, refações e projetos parados na mão, você abre o painel do Neo e passa direto para a decisão: redistribuir, cobrar o cliente ou ajustar o briefing.

Entre uma revisão e outra, o número na cabeça do Neo serve de termômetro. Se ele subiu desde a manhã, abra o painel antes da próxima reunião com cliente.

O que muda na agência com os Sinais do Neo

Você fica sabendo do atraso antes do cliente

O prazo estourado aparece no painel do Neo, e você pode avisar o cliente com uma nova data antes que ele cobre. Você chega na conversa com a solução pronta.

A revisão semanal sai sem planilha

O Neo junta prazos estourados, refações, projetos parados, contratos e gargalos num painel só. A pessoa que gastava parte da segunda-feira montando o relatório de acompanhamento usa esse tempo para resolver os itens da lista.

Refação vira dado para ajustar o processo

Com as refações sinalizadas pelo Neo, você enxerga quais peças e quais contas voltam mais vezes. Com esse histórico, você orienta a conversa sobre briefing com o cliente e vê onde a aprovação interna precisa de mais cuidado.

Contrato em risco aparece junto com a operação

Os sinais de contrato ficam no mesmo painel dos atrasos e dos projetos parados. Você cruza as duas informações sem abrir o financeiro e o quadro de produção em telas separadas, e prioriza as contas que pedem atenção antes da renovação.

Comece pela próxima segunda-feira: revise prazo, refação, projeto parado e contrato com o que você tem hoje. Se quiser ver o indicador do Neo e o painel de sinais funcionando numa operação de agência, agende uma demonstração e leve a sua lista para comparar.

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