Se tem um conceito que ganhou força, principalmente nos setores criativos e de tecnologia, é o de squads. Desde que conheci o modelo e passei a aplicá-lo no contexto de marketing digital e gestão de agências, percebo transformações reais no andamento dos projetos, no clima da equipe e até nos resultados frente aos clientes. Quero dividir aqui o que aprendi sobre a construção de grupos ágeis, com base em minha experiência e também em práticas comprovadas que uso no meu dia a dia – e que vão além do modismo.

O que é squad e por que mudou tanto o nosso mercado?

No ambiente de agências, squads são grupos multidisciplinares formados para entregar projetos ou resolver demandas específicas com autonomia e agilidade. A composição costuma ser guiada pelas necessidades daquela entrega ou do cliente. Em vez de setores isolados ou times de hierarquia rígida, o formato aposta em colaboração, comunicação direta e foco claro em resultados.

Squad é união de competências, propósito prático e respostas rápidas.

Na minha vivência diária, vejo squads como mini-agências dentro da agência, cada uma respondendo por um projeto, cliente ou campanha – podendo durar semanas, meses ou até serem temporários, nos casos mais pontuais. Há um esforço real em eliminar burocracia desnecessária e, principalmente, centralização de decisões. Não é à toa que instituições públicas também começaram a testar essa abordagem, pois estudo publicado na Revista do Serviço Público (ENAP) demonstra que o modelo amplia a satisfação dos usuários e acelera entregas.

Squads e a digitalização das agências

Esse movimento tem base também na digitalização dos processos. Dados sobre a adoção de tecnologia digital avançada em indústrias brasileiras revelam que a integração digital já é tendência majoritária – e isso impacta diretamente a forma de trabalhar em equipes.

Principais papéis em uma equipe ágil

Quando comecei a montar meus primeiros squads, minha principal dúvida era sobre quem deveria estar neles. Depois de alguns testes – e, sinceramente, de algumas falhas –, cheguei a uma estrutura básica que equilibra visão estratégica, capacidade técnica e operações.

• Product Owner (PO): É o elo entre o cliente e o grupo, trazendo o direcionamento do negócio. Costuma ser alguém do atendimento, planejamento ou mesmo o próprio gestor.
• Scrum Master: Seu papel é garantir a fluidez e evitar obstáculos. Mesmo em agências que não seguem a metodologia Scrum integralmente, é bom ter alguém responsável por remover barreiras do caminho.
• Especialistas: Dependendo do projeto, podem ser redatores, designers, social media, desenvolvedores, mídia, entre outros. Aqui, a multidisciplinaridade é fundamental.
• Analista de dados ou resultados: Com tanta entrega digital, alguém que foque nos dados, no acompanhamento de métricas e sugira melhorias virou peça-chave.

Um squad de sucesso mistura visão de negócio, criatividade e execução técnica.

Ao alinhar esses papéis, costumo notar uma construção mais dinâmica de entregas. Fica muito mais fácil identificar gargalos e atacar problemas antes que se tornem crises.

Como a divisão por squads e projetos muda a rotina das agências?

Essa divisão traz uma enorme clareza sobre tarefas, prioridades e responsabilidades. Ao separar a agência em núcleos menores, cada equipe enxerga claramente o objetivo de curto prazo e pode organizar suas rotinas com mais autonomia. Vi times ganharem em engajamento e sentirem maior propósito, pois tudo fica mais “em casa” – cada pessoa sabe o valor do seu trabalho para a entrega final.

Costumava perder muito tempo repassando informações ou correndo atrás de feedbacks para destravar processos. No formato dinâmico dos squads, cada tarefa vai para quem pode resolver agora, sem filas intermináveis de aprovação. Isso, inclusive, diminui a dependência do CEO (ou do gestor centralizador), como vi que acontece em agências menores e familiares.

As ações deixam de se concentrar em uma só pessoa e as decisões fluem livres dentro dos núcleos.

Gosto bastante de deixar claro que, independente do porte da empresa, esse modelo pode ser adaptado. Pequenas agências, por exemplo, podem ter squads enxutos e, mesmo assim, aproveitar benefícios notados nas grandes estruturas. As maiores vão ter ganhos extras ao eliminar silos e ruídos de comunicação.

Ferramentas para squads e centralização de processos

Outro ponto prático: squads só funcionam bem com o apoio de sistemas que organizam projetos, centralizam informações e garantem transparência. Aqui entra o cenário brasileiro da digitalização, que ultrapassa setores privados e atinge o público, como mostram os dados divulgados durante a Conferência Ágil para o Setor Público. Com quase todo acesso vindo de dispositivos móveis, a mobilidade se tornou regra, e isso se reflete no uso de softwares em agências.

Já utilizei tanto e-mail quanto fóruns, planilhas e grupos diversificados para organizar squads. No entanto, foi com a adoção de softwares voltados à gestão integrada (como o NAMTAB, que centraliza CRM, projetos, tarefas, financeiro e comunicação num só lugar) que entendi o salto de organização que isso traz.

• Centralização: todos sabem das tarefas em tempo real
• Transparência: progresso dos jobs é visível e comparável
• Automação: rotinas repetitivas deixam de ser manuais
• Relatórios inteligentes: se torna fácil identificar possíveis cancelamentos e agir antes
• Dashboard: visão clara do funil comercial à entrega final

Squad que confia na sua plataforma entrega mais e erra menos.

A experiência mostra que, com ferramentas adequadas, os squads aumentam não só a entrega, mas o clima interno: menos ruídos, menos microgestão, mais autonomia e satisfação.

Dicas para montar, organizar e avaliar squads nas agências

Acredito muito em processos adaptativos. Então, para quem está começando ou ainda não acertou a mão, recomendo alguns passos baseados no que funcionou comigo – e no que já vi em outras agências brasileiras de marketing digital.

Para formar squads

1. Identifique as especialidades necessárias para o projeto, equilibrando criatividade e técnica.
2. Escolha um Product Owner de perfil comunicativo e organizado.
3. Inclua especialistas que queiram se envolver com o projeto do início ao fim.
4. Defina objetivos claros e métricas de acompanhamento.

Para organizar o trabalho interno

• Agende rituais curtos (reuniões rápidas), apenas para alinhamentos essenciais.
• Garanta que a comunicação fique registrada em softwares apropriados, fugindo dos “bilhetes digitais” perdidos.
• Promova trocas constantes: fóruns internos, feedbacks rápidos e autonomia dos membros.
• Faça com que o squad seja autônomo na tomada de pequenas decisões.

Para avaliar resultados e ajustes

• Meça constantemente indicadores relevantes: prazos respeitados, satisfação do cliente, re-trabalho reduzido, etc.
• Comemore êxitos entre o grupo, de forma rápida, leve e transparente.
• Identifique rapidamente possíveis conflitos e ajuste a composição ou rituais.
• Mantenha o clima de colaboração – ambientes tóxicos anulam os ganhos desse modelo.

Você pode buscar mais dicas sobre gestão em agências e, claro, aprender com experiências alheias no universo do marketing digital. Surgem sempre ideias diferentes para moldar squads conforme cada realidade. E, na minha opinião, não tem receita pronta: é tentativa, aprendizado e ajuste.

Exemplo prático: squads utilizando software de gestão integrada

Numa agência de porte médio em que atuei, formávamos agrupamentos mistos para cada novo cliente. O atendimento liderava o núcleo, mas tinha redator, arte, performance e, muitas vezes, social media. As entregas eram todas lançadas no sistema – nesse caso, usávamos o NAMTAB para sincronizar tarefas, prazos, status financeiro e comunicação com o público do cliente. A diferença foi sentida logo: cada um sabia exatamente o que era meta, o que estava feito e o que precisava ser revisto.

Os dashboards visuais, metodologia de fluxograma e relatórios incorporados deixavam o time tranquilo para agir, sem receio de perder informações ou errar a prioridade. O contato com o cliente ficou mais próximo, menos “telefônico”, porque cada resposta era dada por quem tem a informação direto da fonte. Isso, para mim, é autonomia de verdade.

Se você quiser ver outras abordagens, recomendo a leitura de conteúdos sobre gestão da produtividade em agências e alguns relatos inspiradores em posts como exemplo 1 ou exemplo 2 que tangenciam outros processos ágeis.

Autonomia, transparência e menos gargalos – mudam tudo

Neste ponto, eu reforço algo que vi na prática e em discussões com colegas do setor: equipes autônomas, com metas claras e transparência nos dados, rendem mais e dependem menos dos “chefes”. E isso motiva. Não por acaso, a pesquisa do Banco Interamericano de Desenvolvimento mostra como a aceitação de soluções digitais cresceu no Brasil. No mundo das agências, essa aceitação se traduz na facilidade que as equipes têm para absorver modelos ágeis e digitais.

No final das contas, criar squads bem formatadas é investir em clima, colaboração e resultado prático. Evita retrabalho, reduz ruídos, tira o peso das costas do CEO e abre espaço para ideias novas. Nunca é confortável sair das velhas fórmulas, mas o retorno compensa.

Conclusão

Em minha jornada pilotando squads em agências de marketing, confirmo o que muitos especialistas apontam: a equipe ágil só funciona de verdade quando há autonomia, clareza nos papéis, centralização das informações e canais transparentes de decisão. Isso requer uma dose saudável de adaptação cultural, manutenção de processos e aprendizado contínuo. NAMTAB foi o sistema que identificou e resolveu diversos dos meus gargalos e, de fato, virou parte do crescimento e da organização de vários times com quem colaborei.

Se a sua agência quer subir de patamar e parar de depender de poucos para rodar tudo, pense em testar esse formato, ajustando-o à sua realidade. E, claro, agende uma reunião de diagnóstico para ver como podemos juntos ampliar essa transformação com nossas soluções. Sua próxima equipe pode ser mais leve, ágil e, principalmente, feliz no que faz.

Perguntas frequentes

O que é um Squad em agências?

Squad nas agências é um time multidisciplinar criado para focar em projetos ou clientes específicos de modo autônomo, colaborativo e com rapidez nas entregas. Diferente de times tradicionais, esses grupos reúnem profissionais de áreas variadas, colocando todos no mesmo patamar de responsabilidade sobre o resultado.

Como montar uma equipe ágil usando squads?

Em minha experiência, o melhor caminho é mapear as habilidades que o projeto demanda, reunir esses talentos, definir um responsável (PO), criar canais claros de comunicação e alinhamento, e adotar um software centralizador de tarefas e status. Uma equipe ágil precisa ter seus papéis bem definidos, reuniões curtas e foco constante em ajustar o processo conforme aprende no dia a dia.

Quais são as vantagens de squads em agências?

Os principais ganhos são mais autonomia, maior transparência, redução de retrabalho e de gargalos, além de engajamento mais alto do time e entregas mais rápidas ao cliente. Diminui-se a dependência do gestor e cada pessoa sente-se parte fundamental da solução.

Squad funciona para qualquer tamanho de agência?

Sim, é um modelo adaptável. Já vi pequenas agências se beneficiarem bastante de núcleos reduzidos, e grandes agências quebrarem barreiras de comunicação ao migrar para esse formato. Vale ajustar o número de participantes e complexidade conforme a sua estrutura. O segredo é manter o ritmo de adaptação e sempre reavaliar.

Como medir o sucesso de um squad?

Métricas claras, como prazos cumpridos, satisfação do cliente, rotatividade de projetos e clima interno são os melhores termômetros. Ferramentas de gestão, como NAMTAB, ajudam a acompanhar esses indicadores em tempo real. O resultado aparece tanto nos números quanto no ambiente: menos crise, mais entrega e um ar de parceria no grupo.