Bem-vindo a mais um encontro semanal focado em inovação, gestão e nos bastidores do NAMTAB! Toda semana, dedico este espaço a compartilhar aprendizados sobre metodologias que mudam a forma de gerir o dia a dia nas agências. Hoje, trouxe um tema que considero divisor de águas: o Kanban, uma abordagem ágil que revolucionou a visualização dos fluxos de trabalho. Aliás, parte do que vou dividir aqui está aprofundado no vídeo logo a seguir, que recomendo fortemente assistir. Tanto o conteúdo deste artigo quanto o do vídeo são pensados para inspirar uma transformação real na sua forma de trabalhar.

Por que Kanban? Um panorama rápido do método

É curioso pensar que o Kanban nasceu há décadas, dentro das fábricas da Toyota, mas ganhou fama em agências de todos os tamanhos e especialidades. Discordâncias são normais, porém, para mim, seu valor está em simplificar o controle visual e promover colaboração sem criar obstáculos burocráticos. Algo que, confesso, nem sempre consegui com outros métodos.

No básico, Kanban representa as tarefas em quadros e cartões. Cada atividade passa por etapas bem definidas, das mais simples até as mais complexas, tornando transparente o estágio de cada demanda. Há três principais modelos de Kanban mais usados em agências:

• Kanban clássico
• Kanban enxuto
• Kanban híbrido (Kanban + Cascata)

Como funciona cada variação de Kanban?

O Kanban clássico e suas colunas

Esse costuma ser o ponto de partida de quem está começando. No Kanban clássico, costumo estruturar o fluxo assim:

• Backlog
• A fazer
• Em andamento
• Revisão
• Concluído

O segredo está na simplicidade. As tarefas “nascem” no backlog, mas só vão para “A fazer” quando realmente existe espaço e prioridade. Eu gosto desse formato, pois ajuda a identificar rapidamente gargalos e pontos de retrabalho.

O Kanban enxuto para demandas rápidas

Quando o fluxo é veloz e o volume de tarefas é grande, vejo o Kanban enxuto brilhar. Aqui, reduzimos o número de colunas para facilitar a movimentação:

• A fazer
• Fazendo
• Feito

Funciona especialmente bem para squads de atendimento, administração de social media, ou equipes de suporte. Menos etapas, menos ruído.

O modelo híbrido: Kanban + Cascata

Já precisei unir Kanban ao tradicional “cascata” para atender projetos cheios de etapas dependentes. Imagine campanhas complexas, onde só é possível começar certa fase após outra acabar. Nesse caso, o quadro Kanban traz colunas separadas por grandes fases do projeto:

• Planejamento
• Criação
• Aprovação interna
• Envio para cliente
• Aguardando feedback
• Ajustes
• Concluído

É uma fusão que atende bem agências multidisciplinares ou com entregas mais robustas.

Exemplos práticos: Kanban em setores da agência

Aplicando no atendimento

Desde que passei a usar Kanban para organizar tarefas do atendimento, senti diferença na clareza das prioridades. Cada solicitação de cliente é um cartão que viaja entre as colunas. Uma mensagem chegou por WhatsApp? Crio o cartão e mexo para “Em andamento” quando alguém assume.

Kanban no departamento de criação

Na criação, os cartões detalham jobs, prazos e checklists. Só migram da “Revisão” para “Concluído” quando todos, redator, designer, estrategista, validam. Já vi equipes ganharem ritmo só de enxergar claramente onde as demandas empacam.

Financeiro e administrativo também entram no jogo

Parece estranho, mas Kanban funciona até no financeiro. Faturas entram como cartões; só mudam de coluna após validação, agendamento e pagamento. Evita esquecimentos e faz com que todos saibam de onde vieram e para onde vão os números.

Diagnóstico: qual Kanban serve para minha agência?

No NAMTAB, costumo propor um diagnóstico antes de definir qual variação do Kanban aplicar. As perguntas a seguir ajudam a enxergar necessidades, e vale a reflexão:

• O fluxo do seu time é linear ou vários processos acontecem simultaneamente?
• A equipe prefere um quadro detalhado ou busca agilidade máxima?
• Os projetos têm etapas dependentes, como aprovação prévia, ou tudo ocorre ao mesmo tempo?
• É comum precisar revisar tarefas em vários pontos antes de finalizar?

Com base nessas respostas, chego a indicações diferentes. Por exemplo:

• Se o fluxo é simples e rodado em alta velocidade: O Kanban enxuto costuma servir bem. Menos camadas, mais foco no movimento dos cartões.
• Se é comum dividir grandes entregas em fases: O modelo híbrido costuma ser melhor. Dá visibilidade das macroetapas e dependências.
• Se há muitos ajustes, revisões e pequenas tarefas simultâneas: O modelo clássico se encaixa perfeitamente.

Não existe resposta única. O Kanban, assim como outras metodologias ágeis, precisa ser customizado à realidade do time, dos clientes e do tipo de entrega. Inclusive, já recomendei artigos que aprofundam metodologias de gestão e produtividade para quem busca mais referências sobre essas adaptações.

A melhor metodologia é aquela que o seu time realmente usa.

Como implementar o Kanban passo a passo

Talvez pareça complexo, mas, sinceramente, nunca vi outro caminho que não seja o da experimentação. Compartilho o que costumo fazer:

1. Entenda a demanda: Convoque os times, faça perguntas e identifique as dores.
2. Escolha a estrutura inicial: Teste um quadro simples, depois, aumente as colunas conforme o time sentir necessidade.
3. Crie e padronize os cartões: Inclua campos como responsável, prazo e checklist se achar útil.
4. Treine o time: Mostre na prática, faça junto, aceite sugestões de ajuste.
5. Documente as regras: Isso evita confusão e senso de “terra de ninguém”.
6. Revisite o processo: Marque períodos para feedback. O quadro só evolui se o time participa.

Esses passos funcionam tanto no uso do NAMTAB quanto em quadros físicos. Porém, recursos digitais ampliam o alcance e facilitam o acompanhamento remoto.

Como o NAMTAB potencializa o Kanban

O NAMTAB, especialmente projetado para agências, centraliza o Kanban dentro do seu ecossistema de gestão. Eu uso as versões de quadro para todo tipo de tarefa, desde capturar leads no CRM, até acompanhar projetos, pedir ajustes e cobrar entregas financeiras.

Alguns recursos que costumo destacar:

• Automação: Tarefas podem ser movidas entre colunas automaticamente quando prazos se aproximam ou etapas são cumpridas. Isso reduz o risco de esquecer ações e acelera o ritmo.
• Dashboards visuais: Corpo diretor, squads e atendimento conseguem rapidamente enxergar onde cada job está e o que falta para avançar.
• Precificação inteligente: Artigos como este sobre automações mostram como é possível acoplar o Kanban à precificação automática, ligando as etapas do quadro ao controle financeiro.

Transparência, automação e padronização constroem equipes autônomas.

Se quiser se aprofundar em exemplos práticos, recomendo a leitura de experiências reais, como no case apresentado neste post.

Relato real: Flávio e a transformação do fluxo

Não é de hoje que compartilho experiências de outros gestores. Recentemente, Flávio, CEO de uma agência, comentou em nosso encontro como personalizou todos os fluxos da empresa a partir do NAMTAB. Começou aplicando quadros para padronizar as demandas do comercial, todos os leads vindos do WhatsApp já entram no quadro, não se perde oportunidade. Depois, expandiu para produção, revisões e até entregas de relatórios.

O passo mais interessante, na minha opinião, foi dedicar tempo para documentar cada etapa — desde a criação do cartão até a entrega final ao cliente. Isso reduziu drasticamente ruídos, retrabalhos e sobrecarga dos líderes. Cada novo membro do time já chega sabendo como o fluxo funciona, o que esperar e onde buscar informações.

Não posso deixar de citar que ele relatou ganhos claros em controle de prazos, menos tarefas urgentes, além de maior autonomia dos squads.

Conclusão: o impacto do Kanban na cultura e entregas da agência

No fim das contas, implementar Kanban não é sobre seguir moda. É buscar mais clareza: onde estamos, para onde vamos, quem faz o quê e quando. A escolha da variação, clássico, enxuto ou híbrido, precisa ser realista e considerar o perfil do time e dos projetos. Relatos como o do Flávio mostram que o ganho vai além da operação: alcança cultura, engajamento, formação de novos líderes.

Se sua agência, assim como a do Flávio, busca elevar o padrão das entregas, diminuir dependências do CEO e liberar tempo para inovação, esse é o momento de dar o próximo passo. Eu convido você a conhecer de perto o NAMTAB e entender, em uma reunião de diagnóstico, como tornar seu fluxo mais simples e assertivo. Continue aprendendo com nossa série de conteúdos, como no exemplo prático deste post, e participe da Liga Extraordinária dos Gestores de Agências. O Kanban é só o começo.

Perguntas frequentes

O que é o Kanban na agência?

Kanban é uma metodologia visual que organiza o fluxo de trabalho em etapas, usando quadros e cartões para mostrar o status de cada tarefa dentro da agência. Assim, todos entendem o que está em andamento, o que já foi concluído e o que ainda precisa ser feito. É uma ferramenta simples e adaptável para qualquer setor da agência.

Como começo a usar Kanban na agência?

Comece reunindo sua equipe para mapear as principais etapas dos processos. Escolha uma estrutura inicial simples com 3 a 5 colunas, crie cartões para cada demanda e estabeleça regras claras de movimentação. Teste por um período, colha feedbacks e ajuste conforme sentir necessidade. Se possível, use ferramentas que já ofereçam integrações, como o NAMTAB.

Quais as vantagens do Kanban para agências?

Kanban traz clareza sobre tudo que precisa ser feito, reduz esquecimentos, identifica gargalos rapidamente e favorece o trabalho em equipe. Deixa visível quem está sobrecarregado e onde ajustes são necessários. Além disso, ajuda a aumentar a previsibilidade das entregas.

É caro implementar Kanban em agências?

Não. O Kanban pode ser feito desde um quadro simples na parede até ferramentas digitais, como no NAMTAB. O mais importante é adaptar à realidade da agência e investir tempo em treinar e engajar a equipe. O custo financeiro geralmente é baixo, e o retorno vem com organização e menos retrabalho.

Kanban funciona para equipes pequenas?

Funciona sim, e talvez até melhor! Equipes pequenas conseguem adotar Kanban de maneira rápida, ajustando o fluxo conforme surgem demandas. A visualização favorece a comunicação direta, evita acúmulo de pendências e distribui melhor as tarefas.